امروزه بایگانی و اسکن اسناد بهعنوان یکی از ستونهای اصلی تحول دیجیتال شناخته میشود. انتخاب یک اسکنر حرفهای با تکنولوژی پیشرفته نهتنها برای دستیابی به نتایج مطلوب ضروری است، بلکه میتواند سرعت و دقت مدیریت اطلاعات را بهطور چشمگیری افزایش دهد.
قابلیتهای بهبود کیفیت تصویر در اسکنرها باعث میشود زمان صرفشده برای پردازش و بایگانی اسناد کاهش یابد و دادههای دقیقتر و قابل اعتمادتر وارد جریانهای کاری شوند. این امر به سازمانها کمک میکند تا با سرمایهگذاری در فناوری مناسب، بلافاصله شاهد افزایش بهرهوری در بایگانی الکترونیکی و ایجاد یک دبیرخانه مکانیزه و هوشمند باشند.
perfect page چیست ؟
Perfect Page یک فناوری اختصاصی از برند Kodak Alaris است که برای ارتقای کیفیت تصویر در فرآیند اسکن اسناد طراحی شده. این تکنولوژی با استفاده از الگوریتمهای پیشرفته پردازش تصویر، هر صفحه را بهطور خودکار بهینهسازی میکند تا خروجی نهایی با وضوح بالا، خوانایی بهتر و آماده برای پردازش دیجیتال باشد. نتیجه این کار کاهش زمان آمادهسازی اسناد، افزایش دقت در جریانهای کاری و بهبود بهرهوری در بایگانی الکترونیکی است. به زبان ساده، Perfect Page به سازمانها کمک میکند تا بدون نیاز به تنظیمات دستی پیچیده، هر بار یک اسکن بینقص داشته باشند و مسیر تحول دیجیتال خود را سریعتر و مطمئنتر طی کنند.
برطرف کردن محدودیتها مربوط به دریافت تصویر
یکی از مهمترین چالشهای سازمانها در مسیر دیجیتالسازی اسناد است. بسیاری از کسبوکارها شگفتزده میشوند وقتی میبینند که آمادهسازی اسناد برای اسکن، زمان و هزینه بیشتری نسبت به خود فرآیند اسکن به همراه دارد. همانطور که تحلیلگر ارشد، باب لاریوی اشاره میکند: «وقتی حجم بالای کاغذهایی که باید اسکن شوند را در نظر بگیرید، آمادهسازی اسناد میتواند وظیفهای عظیم باشد. تقریباً یکچهارم مدیران میگویند آمادهسازی اسناد بزرگترین مانع در مدیریت عملیات اسکن است و تعداد مشابهی نیز با اسناد بیکیفیت و استثنائات مشکل دارند.»
کسبوکارها همواره تحت فشار هستند تا هزینهها را کاهش دهند، کارایی را افزایش دهند و فرآیندهای کاری خود را بهینه کنند. در این میان، زمان پردازش که شاید در نگاه اول جزئی و بیاهمیت به نظر برسد، در صورت مدیریت درست و تصحیح خطاها میتواند منجر به صرفهجویی بزرگ شود و زمان آمادهسازی اسناد را به شکل چشمگیری کاهش دهد.
کیفیت در هنگام اسکن اسناد بسیار حیاتی است
یکی از چالشهای رایج در پروژههای دیجیتالسازی اسناد، برآورده کردن نیازهای کیفی تصویربرداری است ،اسکن با کیفیت بالا میتواند تضمین کند که تمام جزئیات سند به درستی ثبت و ذخیره میشوند، که این امر به ویژه در محیطهای حرفهای و تجاری بسیار مهم است. اسناد با کیفیت پایین ممکن است باعث ایجاد خطا در پردازش و افزایش هزینهها شوند.
نیاز هر کسب و کار بسته به نوع اسناد قابل پردازش متفاوت است؛ به عنوان مثال، انتظارات خروجی هر کسب و کاری با دیگری متفاوت است مانند فرمهای چاپی، نامهها یا درخواستهای دستنوشته با عکسهای جاسازی شده، یا گزارشهای گرافیکی که رنگها و تصاویر در آنها مهم هستند، وجود دارد، که چگونگی استفاده از این اطلاعات ، نوع خروجی و ذخیره خروجی مهم میباشد زیرا برطرف کردن این قبیل نیازها باعث بهبود تصویر و خروجی نهایی میشود.
- آمادهسازی اسناد یکی از مهمترین مراحل در فرآیند دیجیتالسازی اسناد است.
در فرآیند بایگانی و تصویربرداری اسناد معمولاً بیشتر کارکنان مشغول مرتبسازی و آمادهسازی اسناد هستند آمادهسازی اسناد شامل مراحل مختلفی مانند دستهبندی، جدا کردن صفحات، برداشتن گیرهها و منگنهها، و اطمینان از کیفیت صحیح اسناد قبل از اسکن میشود. این مراحل میتوانند زمانبر و هزینهبر باشند و همچنین نیاز به دقت بالا دارند.
حتی برای اسکن نوع خاصی از سند، مانند فاکتور، چالشهای زیادی وجود دارد: اپراتورها با انواع مختلف کاغذ و اندازههای مختلف اسناد مواجه میشوند، همچنین اسنادی که پسزمینههای رنگی مختلف دارند یا ترکیبی از جهت افقی و عمودی هستند. اغلب، کارکنان به جای اینکه از تکنولوژی برای این کار استفاده کنند وقت زیادی را صرف مرتبسازی اسناد بر اساس این ویژگیها به صورت دستی میکنند، اسکنر مناسب میتوانند این کار را به صورت خودکار انجام دهند و در هزینههای نیروی کار اضافی صرفهجویی شود .
کاهش زمان صرف شده در آمادهسازی اسناد
برند Kodak دارای پیشینه قوی در علم ثبت تصویر است که بر کیفیت بینظیر تصویر برای انواع اسناد تمرکز دارد ، هدف این برند این است که به مرور زمان نیاز به آمادهسازی اسناد را به طور کامل از بین ببرد. توانایی تغذیه اسناد به صورت دستههای مخلوط به محض ورود آنها، بدون پایین آمدن سرعت و با اطمینان از خروجی باکیفیت بالا، یک فرصت عظیم برای سازمانها فراهم میکند تا به بهترین نتیجه دست بیایند . این کار همچنین به طور چشمگیری زمان صرفشده برای مرتبسازی دستی اسناد را کاهش میدهد .
تکنولوژی Perfect Page یک قابلیت پیشرفته و چالشبرانگیز برای دسته اسناد مخلوط شده میباشد که تصاویر را بهبود ، و با کیفیت بالاتری ارائه میدهد.
Deskew and auto-cropping
تصحیح چرخش و بریدن خودکار قسمتهای زائد
وقتی نامهها و اسناد مختلف را دریافت میکنیم، اغلب مرتب و سازمانیافته نیستند و گاهی ممکن است سندها با اندازه های متفاوت برای اسکن آماده شده باشد ،برای اینکه تصاویر به درستی در فرآیندهای بعدی مانند تشخیص خودکار متن بدون مشکلی استفاده شوند، باید تصحیح زاویه انجام شود تا صاف و منظم باشند.
تصویر باید به گونهای تنظیم شود که کنارههای سند با لبههای تصویر خروجی موازی باشند. اسنادی که داری سایز متفاوت و کوچک هستند بعد از اسکن داری پس زمینه و حاشیه مشکی هستند همانند تصویر اول که بر روی خروجی اثر بد میگذارند. بنابراین، برش تصویر به گونهای که فقط منطقه سند را نشان داده شود، بسیار مهم است.
به عبارت دیگر، پسزمینه سیاه اضافی میتواند مشکلاتی ایجاد کند و برای اینکه سند به درستی استفاده شود، باید قسمتهای اضافی برش داده شوند تا فقط بخش مهم سند باقی بماند.اگر تصاویر به درستی برش نخورده باشند، ممکن است هنگام استفاده از خروجی تصاویر اسکن شده در نرم افزارها و برنامه ها دچار خطا شوند و نتوانند دادهها را به درستی پیدا کنند.
در قابلیت Deskew یا تنظیم زاویه نادرست یک تصویر بر اساس تحلیل چهار گوشه تصویر انجام میشود . وقتی تصویری را اسکن میکنیم ممکن است به طور کاملاً مستقیم و صاف نباشد. به عنوان مثال، ممکن است تصویر کمی کج باشد و گوشهها به خوبی با لبههای تصویر خروجی موازی نباشند. فرآیند deskew این کجی و ناصافی را تصحیح میکند تا تصویر صاف و منظم شود.
“Auto-cropping” به معنای بریدن خودکار قسمتهای زائد و تنها نگه داشتن بخشهای مهم تصویر است. وقتی یک سند اسکن میشود، ممکن است حاشیههای اضافی یا پسزمینههای غیر ضروری داشته باشد که auto-cropping این بخشهای زائد را به طور خودکار حذف میکند و فقط بخش اصلی و مهم سند را نگه میدارد.
به طور کلی، این دو ویژگی این امکان را ایجاد میکنند که در فرآیندهای بعدی مانند تشخیص خودکار متن یا دستخط ، تصاویر به درستی و با دقت بیشتری استفاده شوند.
:Auto_orientation
چرخش خودکار
وقتی شما دستهای از اسناد با اندازههای مختلف افقی ،عمودی را به داخل اسکنر وارد میکنید، دستگاه میتواند این اسناد ، بدون نیاز به انجام کار دستی به صورتی اسکن کند که همه آنها جهت درست قرار بگیرند و به درستی قابل خواندن باشند و این باعث میشود که فرایند اسکن سریعتر و با کارایی بیشتری انجام شود، زیرا شما نیاز ندارید زمان اضافی صرف کنید تا تصاویر را بعد از اسکن تصحیح کنید این قابلیت باعث افزایش بهرهوری در زمانی که حجم اسناد برای اسکن کردن زیاد است میشود.
چرخش خودکار به این معناست که اسکنر بتواند جهتگیری اسناد را براساس محتوای آنها تشخیص دهدو اصلاح کند. به این ترتیب، مهم نیست که اسناد چگونه درون اسکنر قرار میگیرند، اسکنر همیشه میتواند آنها را به صورت درست و قابل خواندن اسکن کند.
برای اسکن کردن اسناد دوطرفه در حالت افقی، بهتر است از ترکیبی از چرخش پیشفرض و چرخش خودکار استفاده شود. این ترکیب باعث میشود اسناد به بهترین شکل ممکن اسکن شوند، حتی اگر به درستی درون اسکنر قرار نگرفته باشند.
:Auto-brightness
تنظیم نور خودکار
فناوری اسکنرهای کداک به گونه ای است که به صورت خودکار روشنایی تصویر را تنظیم میکند که بدون هیچگونه کاهش سرعت یا کارایی انجام میشود و برای اسناد رنگی و سیاهسفید نیز کار میکند. به عبارت دیگر، روشنترین رنگها را تا حد امکان روشن میکند و تیرهترین رنگها را تا حد امکان تیره. این کار باعث میشود کیفیت تصویر بهتر به نظر برسد و خواندن اسناد آسانتر شود. این ویژگی برای بایگانی کردن اسناد مفید است.
:Sharpening
بهبود وضوح و جزئیات تصاویر
“Sharpness” به معنای بهبود وضوح و جزئیات تصاویر است این قابلیت میتواند کمک کند تا لبهها و خطوط در تصاویر واضحتر و دقیقتر به نظر برسند. این ویژگی برای متن های که به سختی خوانا هستند و تصاویر با جزئیات پیچیده بسیار مفید است.
در عمل، تصحیح تصویر باعث میشود که تصاویر و اسناد به شکل واضحتری اسکن شوند، که به خوانایی و دقت بیشتر آنها کمک میکند.
Intelligent background color smoothing
هموارسازی هوشمندانه رنگ پسزمینه
اگر پسزمینه تصاویر ، رنگها ناهماهنگ و پر از نویز باشند، هموارسازی هوشمندانه میتواند این مشکلات را رفع کرده و تصویری با کیفیت بالاتر و ظاهری بهتر ایجاد کند. این کار به ویژه برای اسناد و فرمهایی که نیاز است پیشزمینه (مانند متن و خطوط) به وضوح دیده شوند، کاربردی است.
:Streak removal
حذف خطوط
برای جلوگیری از این خطوط، بهتر است اسکنر را مرتباً تمیز کنیم. اما اگر خطوط همچنان باقی ماندند، میتوان از فناوریهای پیشرفته بهبود تصویر استفاده کرد. این فناوری میتواند به صورت هوشمندانه این خطوط را شناسایی کند و آنها را حذف یا کمرنگ کنند تا تصویر نهایی بهتر و بدون نقص باشد.
:Noise reduction
حذف یا کاهش نویزهای ناخواسته
وقتی که میخواهید یک سند را سیاه و سفید اسکن کنید، ممکن است نقاط کوچکی یا نویز روی تصویر ظاهر شوند. این نقاط به دلیل گرد و غبار یا کیفیت پایین کاغذ، مانند کاغذ بازیافتی، ایجاد میشوند.
برای بهبود کیفیت تصویر، از تکنولوژی حذف نویز استفاده میشوند. این تکنولوژی میتوانند نقاط منفرد (پیکسلهای تنها)، گروههای کوچک پیکسل، و حتی گروههای بزرگتر را حذف کنند. این کار به این دلیل انجام میشود که تصویر نهایی تمیزتر و بدون این نویزهای مزاحم باشد.
این فرآیند به ویژه برای اسناد و تصاویری که نویزهای زیادی دارند، مفید است و باعث میشود که نتیجه نهایی بهتر و خواناتر باشد.
:All-color drop-out
حذف رنگها
حذف رنگها یعنی این که تکنولوژی هوشمندانه رنگهای اضافی را شناسایی و حذف کند تا تنها متن اصلی باقی بماند. این کار باعث میشود دستگاههای OCR بتوانند متنها را بهتر و سریعتر بخوانند و نیازی به تنظیمات دستی مکرر نباشد.
این فرآیند به کسب و کارها کمک میکند تا فرمها و اسناد خود را به صورت دقیقتر و با سرعت بیشتری پردازش کنند.
:Photo segmentation
تقسیمبندی تصویر
وقتی یک مدرک هم شامل متن و هم شامل عکس است، مثل درخواست گذرنامه یا شناسنامه ،کارت ها نیاز است با هر قسمت به طور متفاوتی برخورد شود. این به این معنی است که فناوری تقسیم بندی میتواند تشخیص دهد کدام قسمت مدرک متن است و کدام قسمت عکس میباشد و برای هر کدام از این بخشها از روشهای مختلفی استفاده میشود تا به بهترین شکل تصاویر پردازش شوند.
برای مثال، اگر عکس رنگی در مدرک باشد، میتوان آن را به اندازه مناسب برش داد. اگر نیاز به تصویر سیاه و سفید باشد، از روشی استفاده میشود که عکسها شبیه تصاویر سیاه و سفید شوند. در مورد بارکدها نیز، روش خاصی به کار برده میشود تا مطمئن شویم که اطلاعات به درستی شناسایی میشوند.
این کارها کمک میکند تا مدارک به بهترین و دقیقترین شکل ممکن پردازش شوند.
Improved OCR read rates and binarization iThreshholding
بهبود خواندن و افزایش دقت شناسایی متن
binarization یا تبدیل تصاویر رنگی به تصاویر سیاه و سفید، یک بخش اساسی از پردازش تصویر است که به ما امکان میدهد دادهها را از تصاویر استخراج کنیم. این فرآیند به ویژه برای اسناد با کیفیتهای مختلف اهمیت دارد، زیرا نیازهای هر سند ممکن است با سند دیگر متفاوت باشد.
این تکنولوژی هوشمند به ما کمک میکند تا بخشهای مختلف یک تصویر، مانند پیشزمینه و پسزمینه را بررسی کنیم. این تکنولوژی میتواند روشنایی و کنتراست (تفاوت بین رنگهای روشن و تیره) تصویر را ارزیابی کند. سپس، بهترین مقدار اندازه برای تبدیل تصویر به سیاه و سفید را تعیین میکند. این به این معناست که تکنولوژی هوشمند به طور خودکار تصمیم میگیرد که کدام قسمتهای تصویر باید سفید و کدام قسمتها باید سیاه باشند تا کیفیت تصویر بهتر شود و اندازه فایل کوچکتر گردد. این فرآیند به ویژه برای تصاویری که دارای سایه یا الگوهای مختلف تصویری هستند بسیار مفید است، زیرا این گونه تصاویر ممکن است مشکلاتی در شناسایی حروف و کاراکترها ایجاد کنند.
- فناوری پردازش تصویر پیشرفته میتواند نحوه دیجیتالی کردن دقیق اسناد و ارائه آنها به سیستمهای اداری و کسب و کارها را بهبود ببخشد. فناوری “Perfect Page” تکنیکهای مختلفی را ارائه میدهد تا کیفیت تصویر را بدون نیاز به تلاشهای دستی متعدد و پیچیده در حین آمادهسازی اسناد یا در طول فرآیند اسکن بهبود بخشد. قابلیتهای مطرحشده در این مقاله تنها بخشی از ویژگیهای Perfect Page در محدوده اسکنرهای اسناد و نرمافزارهای اسکن ماست. همکاران و مشتریان Perfect Page را به عنوان یکی از مزایای کلیدی اسکنرها کداک میشناسند. هنگام ارزیابی دیجیتالی کردن اسناد، به این جنبهها توجه ویژهای داشته باشید که تأثیر زیادی بر بالا رفتن میزان بهره بری و سرعت کار شما دارد .